viernes, 13 de febrero de 2009

INTRODUCION A LA ADMINISTRACION EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Las empresas, para garantizar su buen funcionamiento, deben gestionarse mediante un sistema de administración.
La administración empresarial es la coordinación, por parte de los administradores, de los diferentes esfuerzos individuales en referencia a un objetivo concreto.
Así, si el objetivo principal de toda empresa es maximizar sus beneficios, el objetivo de los administradores será contribuir a lograr ese mismo objetivo, mediante
la creación de un entorno óptimo que permita que los esfuerzos de sus colaboradores incurran en el menor coste de recursos posibles.

El administrador deberá ser capaz de alinear los intereses de todos los colectivos que puedan estar implicados en la consecución del objetivo de empresa. Si esta última premisa no se cumple, no será posible alcanzar el objetivo marcado.
Para obtener los máximos beneficios posibles, lo primero que debemos conseguir es incurrir en los mínimos costes.






Gestión empresarial. Fundamentos
LA PLANIFICACIÓN
El primer gran apartado a tratar en la administración empresarial es la planificación. A continuación, estudiaremos el concepto de planificación, veremos cómo
clasificar los diferentes tipos de planes y, finalmente, trataremos las diferentes etapas que componen la planificación.
*Concepto de planificación empresarial
Como acabamos de mencionar en la introducción anterior, planificar es una de las tareas fundamentales de la administración empresarial. Y es la primera que
debemos desarrollar. Veamos entonces qué es la planificación empresarial:
La planificación es el diseño de acciones orientadas a la consecución de determinados propósitos, procurando utilizar racionalmente los recursos disponibles. Consiste en definir hoy, dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar allí. La planificación consiste en la elaboración de un plan a partir de un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y de su entorno, en función del cual se establecerán los objetivos de empresa y las estrategias más apropiadas para alcanzarlos con éxito.
Los planes de empresa, sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formación...), suelen abarcar un periodo de tiempo determinado.
Lo más habitual es que los planes tengan carácter anual. Entonces, ¿cómo podemos desarrollar en el momento actual un plan para el año que viene?
y ¿hasta qué punto podemos prever los cambios que van a producirse?
Obviamente, todo plan implica una serie de riesgos y requiere un proceso determinado:
a. Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno.
b. Desarrollo del plan.
c. Implementación del plan.
d. Seguimiento y control del plan.



Ahora veremos las cuatro etapas básicas de la planificación de una empresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la organización de una fiesta
sorpresa a un amigo.
Ejemplo:
La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un año. Va a ser un gran acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta. Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien. Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (también amiga de Pedro):
- Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de Pedro.
- La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son íntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirán ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa final.
- La fiesta tendrá lugar el próximo sábado a las 21:30 horas. La reserva ya está hecha.
- Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.
Roles que aparecen en esta situación:
- Nosotros como administradores de la fiesta.
- Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora.
- La fiesta es la empresa.
- Los amigos y familiares invitados son los clientes.
- Los tres cantantes son los proveedores.
- El restaurante es también un proveedor.
Podríamos realizar el siguiente dibujo:

Así, observamos lo siguiente:
Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga bien y que a Pedro le guste la sorpresa.





Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedro- continuamos con el desarrollo de las etapas de planificación. En este caso:
a) Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno = Análisis previo de la situación de la fiesta y su entorno:
- Análisis interno de la fiesta: de la fiesta en sí, del administrador y de la colaboradora.

- Análisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes y proveedores

b) Desarrollo del plan:
- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos de que todo está preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estará
en la puerta del restaurante y les irá indicando hacia dónde deben dirigirse; nosotros estaremos en el salón y les iremos diciendo dónde deben sentarse.
- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22 horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos
los invitados y esté todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la madre de Pedro. Esa será la señal que les indicará que ya pueden ir hacia el
restaurante.
c) Implementación del plan: es la ejecución del desarrollo anterior tal y como se ha previsto.
d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos tenido
en cuenta como los que puedan surgir.
Así, vemos que este análisis previo de la empresa y de su entorno es fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificación. Si en el análisis del
ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no hubiéramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos inconvenientes

















Entonces, visto los dos capítulos anteriores sobre las etapas de planificación, es pertinente responder a la siguente interrogante: ¿qué debemos determinar para llegar a definir cuál es exactamente la situación de la empresa?
Si antes hablábamos de ventajas y de inconvenientes, a nivel de empresa ahora vamos a hablar de lo siguiente:
Puntos fuertes y puntos débiles:
Si las ventajas e inconvenientes para la empresa se generan dentro de la propia empresa sin que ningún factor externo los haya provocado.
Oportunidades y amenazas:
Si las ventajas e inconvenientes para la empresa los generan factores externos a la propia empresa.
- Análisis interno de la empresa:

- Análisis externo del entorno de la empresa:

La coyuntura entre los análisis interno y externo nos definirá la situación actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analítica de la planificación
es:
Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.




Capítulo 6:
Gestión empresarial. Coyuntura
Veamos ahora como analizar la coyuntura entre los análisis interno y externo para definir la situación actual supuesta de la empresa en su entorno.
Ejemplo:

Análisis de la situación supuesta:
En este caso, contamos con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situación financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos no significativas porque no afectan directamente al
logro de la oportunidad y/o porque los puntos débiles son más preocupantes.
El diagnóstico de la situación es éxito: la empresa de Pedro sí tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas.
Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar la inversión... y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse con nosotros. Lo cierto es que tampoco lo necesitamos en este caso.
En cuanto a la debilidad, la implementación de una buena campaña de comunicación enfocada a aumentar el número de individuos que nos conocen será suficiente.

Capítulo 7:
Planes de empresa. Clasificación
CALSIFICACIÓN DE LOS PLANES DE EMPRESA
Como ya se ha mencionado en el apartado anterior cuando presentábamos el concepto de planificación, los planes de empresa sean de la naturaleza que sean
(planes de marketing, financieros, de ventas, de formación...) suelen abarcar un periodo de tiempo determinado. Así, clasificamos los diferentes planes según su
naturaleza y marco temporal.
Antes de entrar en la clasificación de los planes, veamos una serie de conceptos que nos ayudarán a entender mejor su estructura:
Un proyecto es cualquier intervención planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.

Un proceso es una actividad de duración indefinida. Un proyecto puede generar procesos.
Un programa es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples. Estos "subproyectos" son los componentes o planes del programa.



Capítulo 8:
Plan de empresa. Componentes
COMPONENTES QUE PUEDEN INCLUIRSE EN UN PLAN DE EMPRESA
Los diversos componentes que pueden incluirse en un plan son: los propósitos, los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos. Veámoslos en detalle:
- Propósitos: metas fundamentales que persigue la empresa.
Ejemplo:
El propósito de la empresa de Pedro es el diseño, creación, actualización y mantenimiento de páginas webpara empresas españolas.
- Objetivos: son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Son la base para medir la actuación de la empresa, ofrecen criterios de decisión, sirven para coordinar las decisiones a llevar a cabo y motivan a todos los componentes de la empresa. Deben ser: coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender. Finalmente, los objetivos pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder verificar su consecución.
Ejemplo:
La empresa de Pedro se plantea los siguientes objetivos:
- Objetivo cuantitativo: aumentar los beneficios de la empresa un 15%.
- Objetivo cualitativo: conseguir un nivel de notoriedad razonable. En este caso, Pedro deberá "cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mínimo deberá ser del 35%.
- Estrategias: son la adopción de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Es el cómo o el camino a seguir para conseguir los objetivos marcados.
Ejemplo:
La empresa de Pedro se planteaba dos objetivos:
- Aumentar los beneficios de la empresa un 15%.
- Conseguir un nivel de notoriedad del 35%.
Para aumentar los beneficios de la empresa, una posible estrategia sería variar los precios de sus servicios.
Para el aumento de notoriedad, una posible estrategia sería llevar a cabo una campaña de comunicación con la finalidad de llegar a más público.
- Políticas: son los principios generales que permitirán a la empresa planificar las acciones concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos.
Ejemplo:
La empresa de Pedro se planteaba dos estrategias:
- Variar los precios de sus servicios.
- Llevar a cabo una campaña de comunicación con la finalidad de llegar a más público.
La primera estrategia afecta a la política de precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podría aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo número de servicios, obtendría más margen o beneficio por cada uno de ellos.
La segunda estrategia afecta a la política de comunicación de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podría anunciarse en las revistas especializadas del
sector y, así, llegar a más público.
- Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para llevar a cabo una acción determinada. Son los pasos a seguir para ejecutar una acción.
NOTA: En el siguiente capítulo continuaremos con los componentes que pueden inclurise en un plan de empresa.
































Capítulo 9:
Plan de empresa. Componentes (2)
Según lo visto en el anterior capítulo, continuamos con los componentes de un plan de empresa según los siguientes ejemplos:
Ejemplo:
Veamos el posible procedimiento a seguir por la empresa de Pedro para anunciarse en las revistas especializadas del sector:
- Obtener un listado con todas las publicaciones del sector consultando las fuentes de información adecuadas.
- Realizar un estudio para seleccionar las publicaciones más apropiadas.
- Establecer el tamaño de anuncio y su formato.
- Publicar el anuncio en página impar.
- Etc...
- Reglas: son las normas que ordenan la ejecución o no de una determinada actividad y tienen carácter imperativo.
Ejemplo:
Vemos que el procedimiento anterior contiene una regla:
- Publicar el anuncio en página impar.
- Programas: es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples llamados componentes del programa o planes. Es un plan que incluye un conjunto
de propósitos, objetivos, procedimientos, políticas y reglas, necesario para determinar el proceso a seguir en la ejecución de una línea de acción concreta.
Ejemplo:
Siguiendo con el ejemplo, la empresa de Pedro podría contar con un programa de comunicación formado por el plan de comunicación interna y el plan de comunicación externa. Cada uno de estos planes tendrá sus propios propósitos, objetivos, procedimientos...
- Presupuestos: es un plan cuantificado y expresión numérica de las actividades contenidas en los planes y programas.
Ejemplo:
Finalmente, la empresa de Pedro debe conocer qué implicaciones monetarias tienen sus planes y programas. El siguiente cuadro nos muestra de forma resumida los diferentes componentes de un plan:

Identificar y conocer los diferentes componentes de un plan es de vital importancia para la comprensión del mismo. Así, podremos interpretar a la perfección a
qué se refiere cada sección de un plan y, lo que es más importante todavía, poder desarrollar un plan totalmente coherente que tenga en cuenta todos los apartados necesarios para su correcta ejecución. Los planes según su dimensión temporal pueden ser: a largo plazo, a medio plazo o a corto plazo.
Veámoslos en detalle:
- Largo plazo: plazo superior a cinco años. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansión futura de la empresa, a las inversiones sobre su
estructura... Señalan hacia el propósito final de la empresa.
- Medio plazo: plazo superior a un año e inferior a cinco años. Deben contar con un grado de concreción superior a los planes a largo plazo.
- Corto plazo: plazo inferior o igual a un año. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.




























Capítulo 10:
Planificación empresarial. Etapas
ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Anteriormente, ya hemos mencionado de forma muy esquemática cómo debe desarrollarse todo proceso de planificación. Hemos visto que partimos de una fase
analítica, seguida del desarrollo del plan, su implementación y, finalmente, su seguimiento y control.
Profundicemos a continuación en este esquema inicial y determinemos las ocho etapas de todo proceso de planificación:
1. Diagnóstico de la situación.
2. Fijación de objetivos.
3. Establecimiento de premisas.
4. Determinación de líneas de acción.
5. Evaluación de las líneas de acción.
6. Elección de una línea de acción.
7. Elaboración de planes derivados.
8. Presupuesto.
Veámoslas en detalle:
1. Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra. Recordemos que la planificación:
Consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y ccómo se piensa llegar.
2. Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.
3. Establecimiento de premisas: deberemos establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.

4. Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias. Determinaremos la vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.
5. Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.
6. Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.
7. Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por
grupos de actividad.

8. Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.



Capítulo 11:
Organización empresarial
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
El último gran apartado a tratar en la administración empresarial es la organización. A continuación, estudiaremos el concepto de organización y su función en
la empresa, veremos cómo clasificar los diferentes tipos de organización y, finalmente, trataremos su diseño así como la comunicación que debe existir en toda
organización.
*Concepto de organización empresarial
Sabemos que las principales tareas de la administración empresarial son la planificación y la organización. Una vez realizada la primera tarea de planificación,
comenzamos con la organización.
La organización es el diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de los roles que debe cumplir cada persona que integra la empresa, así como de las relaciones que se establecen entre ellas.
El objetivo de la organización es maximizar los resultados que se obtienen de la colaboración, trabajo y relación de todos los integrantes de una empresa.
*La función de organización
La función de organización consiste en establecer los diferentes roles organizacionales de forma lógica y eficaz y en crear una estructura que constituya un medio
eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.

Así, podríamos dividir la función de organización en dos partes:
a) Roles organizacionales:
- Los objetivos asignados a cada persona deben cumplir todas las características de los objetivos (coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender).
- Las actividades a realizar por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras para quien las deba ejecutar.
- La determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.
b) Creación de estructura:
- Dividir las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que contribuyan a alcanzar los objetivos marcados.
- Asignar a cada grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que supervise el trabajo de cada integrante del grupo.
- Coordinar horizontal y verticalmente toda la estructura creada.
*Clasificación de la organización
Existen dos tipos de organización; la formal y la informal.
- Organización formal: la organización es formal cuando las personas que la constituyen colaboran entre sí para alcanzar una serie de objetivos previamente
definidos y comunes.
- Cada parte conoce el rol que debe desempeñar y los límites de su autoridad.
- Debe permitir un cierto grado de autonomía que permita aprovechar la capacidad y competencias de cada persona.
- Sigue el principio del objetivo: una organización es efectiva si permite que cada persona contribuya con su trabajo al logro de los objetivos de la empresa.
- Sigue el principio de eficiencia: una organización es eficiente cuando es capaz de conseguir los objetivos con el menor coste posible.
- Organización informal: la organización es informal cuando no persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han establecido objetivos
comunes para todos los individuos, sino que se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos.



Capítulo 12:
Organización empresarial. Organigramas
DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
En el apartado anterior, cuando clasificábamos la organización, hemos visto que ésta la componen un conjunto de individuos. Cada uno de ellos, tendrá una serie
de funciones, cargos, responsabilidades,... que se representarán mediante el diseño de la organización.
El diseño de la organización es una representación gráfica de los distintos componentes de la organización, de su distribución y de su orden. A este diseño lo llamamos organigrama de una empresa.
Un organigrama debe diferenciar:
- Los elementos que componen la organización.
- Los distintos niveles y posiciones de autoridad.
Existen muchos tipos de organigrama. Veamos a continuación, los principales y más comunes en las empresas: el funcional con departamentos, el territorial, el
de productos y el matricial.
- Organigrama funcional con departamentos: define las funciones (director, responsable, ...) y, cuando es con departamentos, añade a la función el área concreta de la empresa (finanzas, marketing, ...)



























Capítulo 13:
Organización empresarial. Organigramas (2)
Ahora continuamos con los distintos tipos de organigramas empresariales:
- Organigrama territorial: el énfasis de la organización recae en áreas geográficas.
- Organigrama por productos: el énfasis recae en los productos puesto que fabrican muchas referencias.

- Organigrama matricial: combinación de dos tipos de organigrama. Generalmente, la combinación más común es la funcional-territorial.



Capítulo 14:
Comunicación organizacional
LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación, en su sentido más general, es la transmisión de información desde un emisor hasta un receptor, de forma que este último pueda comprenderla.
En la empresa, la comunicación organizacional no sólo se limita a lo anteriormente dicho. Las funciones de la comunicación organizacional son las siguientes:
- Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa.
- Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecución de los objetivos.
- Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboración y cooperación entre las personas, mediante la transmisión de los mensajes adecuados.
- Facilitar la obtención de la información necesaria para la correcta ejecución de los planes de empresa.
- Relacionar a la empresa con su entorno a través de un adecuado intercambio de información.
En resumen, durante esta unidad, hemos profundizado en el concepto de empresa y hemos visto los diferentes tipos de empresa que nos podemos encontrar en función de una serie de variables como la propiedad del capital, el tamaño de la empresa, su sector de actividad o la estructura del mercado. Finalmente, nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene la administración empresarial para la empresa

Control de Gestiòn

CONTROL DE GESTIÓN

El control de gestión es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total.

Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE GESTIÓN

Este proceso cumple con ciertas características que se describen a continuación:

• Participativo: Involucra a los diferentes niveles jerárquicos de la estructura orgánica de las dependencias y organismos de la administración.

• Dinámico: Representa un flujo de información constante que genera decisiones y acciones.

• Cuantitativo: Verificar el cumplimiento de metas y la aplicación de recursos en la ejecución de los programas, proyectos o actividades.

• Cualitativo: Identifica el logro de los objetivos previamente determinados, así cómo la eficiencia en los sistemas y procedimientos administrativos.

• Total: Abarca todas las actividades programáticas y coyunturales de la administración.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

• Principio de Equilibrio: Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.

• Principio de los Objetivos: El control es imposible si no existen Estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
• Principio de la Oportunidad: No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el logro de los objetivos de la empresa.

• Principio de las Desviaciones: Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado para identificar sus causas, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los objetivos previstos.

• Principio de Costeabilidad: La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del costo de operación de los controles.

• Principio de Excepción: Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos, ya que precisamente esa es una de las funciones del control.

• Prinipio de la Función Controlada: Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar.

TÉCNICAS DE CONTROL

Las Técnicas de Control son las herramientas en las cuales el administrador se auxilia para llevar a cabo el proceso de control, entre ellas tenemos:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GRÁFICAS, DIAGRAMAS ESTUDIO DE MÉTODOS MÉTODOS CUANTITATIVOS
*Contabilidad
*Auditoría
*Presupuestos
*Reportes, informes
*Formas
*Archivos (memoria, expedientes, etc.)
*Computarizados
*Mecanizados *Proceso, procedimientos, Gantt.
*Procedimiento, hombre-máquina, mano izquierda, mano derecha, etc. *Tiempos y movimientos, estándares *Redes
*Modelos matemáticos
*Investigaciones de operaciones
*Estadística
*Cálculos probabilísticos
*Programación dinámica


SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Estos comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implantación de un sistema de información, ya que muchas veces el deseo de controlar puede originar papeleo excesivo, burocratización y obstaculizar la eficiencia.

GRÁFICAS Y DIAGRAMAS

También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
• Una mayor simplificación del trabajo.
• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
• Eliminar demoras.
• Una mejor distribución de la planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.
• Gráfica de flujo de operaciones
• Gráficas esquemáticas de flujo.
• Gráfica de ubicación de equipo.
• Gráfica de flujo de formas.

Pasos para elaborar un diagrama de procedimiento

Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.
1. Escoger el procedimiento a realizar.
2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento más factible.
6. Presentar la proposición.
7. Obtener la aprobación.
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
9. Implantar el nuevo procedimiento.
10. Observar el procedimiento implantado.
11. Preparar una guía de adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de realización.

Diagrama de Proceso y de Flujo
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.

Graficas de Gantt
Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Grafica Hombre Maquina
Es la representación gráfica de las operaciones en donde intervienen hombres y maquinas. Este diagrama nos permite determinar la organización y con ello, la eficiencia tanto de las maquinas como de las personas, logrando aprovechar ambos recursos al máximo.
Se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una sola estación de trabajo ( una sola operación ) a la vez. Por medio de este diagrama se balancean las actividades del hombre y la maquina. Una variante común de esta diagrama es donde una persona atiende varias maquinas.

Diagrama de Mano Izquierda-Mano Derecha
Este diagrama se enfoca en el estudio de cada movimiento de las manos. Se utiliza para analizar las operaciones muy repetitivas. Su construcción es similar al diagrama de flujo solo que se analiza cada movimiento de ambas manos de manera simultanea.

ESTUDIO DE MÉTODOS
El tiempo es un recurso único que, si se pierde, nunca podrá reemplazarse. Las personas hablan de ahorrar tiempo, pero en realidad el tiempo nunca puede ahorrarse. No puede acumularse para su uso en alguna época futura. Si se pierde, no puede recuperarse. Cuando pasa un minuto, ha pasado para siempre.
El lado positivo de este recurso es que todos los gerentes lo tienen en igual cantidad. Si bien el dinero, la mano de obra y otros recursos se distribuyen sobre bases no equitativas, colocando así a algunos gerentes en desventaja.

Pasos para mejorar la administración del tiempo
• Enliste sus objetivos.
• Clasifique los objetivos de acuerdo con su importancia.
• Anote las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos.
• Para cada objetivo, asigne prioridades a las diversas actividades requeridas para llegar al objetivo.
• Programe sus actividades de acuerdo con las prioridades establecidas.
• Tenga cuidado de no perder el tiempo en reuniones mal administradas.
• Mantenga al mínimo las interrupciones.
• Agrupe actividades menos importantes.
• Recuerde la Ley de Parkinson (el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible).
• Conozca su ciclo de productividad. (período productivo del día de una persona: matinal, tardes o noches).

Estudio de Tiempos
Es la actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.

Estudio de Movimientos
Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.

MÉTODOS CUANTITATIVOS

Redes de comunicación: Las dimensiones vertical y horizontal en las comunicaciones organizacionales pueden combinarse en diversos patrones, o en lo que se conoce como redes de comunicación. La mayor parte de los estudios de las redes de comunicación se han efectuado en grupos creados en un ambiente de laboratorio. Como resultado de ello, las conclusiones de la investigación tienen una aplicación práctica limitada, dado el ambiente artificial y lo pequeño de los grupos empleados.

Modelo Matemático
Es uno de los tipos de modelos, que emplea algún tipo de formulismo matemático para expresar relaciones, proposiciones sustantivas de hechos, variables, parámetros, entidades y relaciones entre variables y entidades u operaciones, para estudiar comportamientos de sistemas complejos ante situaciones difíciles de observar en la realidad

La Investigación de Operaciones
Es el ataque de la ciencia moderna a los complejos problemas que surgen en la dirección y en la administración de grandes sistemas de hombres, máquinas, materiales y dinero, en la industria, en los negocios, en el gobierno y en la defensa. Su actitud diferencial consiste en desarrollar un modelo científico del sistema tal, que incorpore valoraciones de factores como el azar y el riesgo y mediante el cual se predigan y comparen los resultados de decisiones, estrategias o controles alternativos. Su propósito es el de ayudar a la gerencia a determinar científicamente sus políticas y acciones.


Método Estadístico
Como la Estadística trabaja con números, el procedimiento que utiliza es: a partir de unos datos numéricos, obtener resultados mediante determinadas reglas y operaciones. Este procedimiento se denomina método estadístico y comprende los siguientes pasos:

• Recuento, y recopilación datos.
• Tabulación y agrupamiento de datos. Representación gráfica.
• Medición de datos.
• Inferencia estadística. Predicción.
Una vez recopilados, ordenados y tabulados, los datos son analizados y procesados.

1. Recuento, y recopilación de datos.
La etapa inicial consiste en la recolección de datos referidos a la situación que se desea investigar. Estos datos brindan información sobre las características de los individuos pertenecientes a la población objeto de estudio.

2. Tabulación y agrupamiento de datos. Gráficos.
Los datos recopilados son convenientemente ordenados, clasificados y tabulados, es decir, dispuestos en tablas que facilitan la lectura. Los gráficos permiten una interpretación simple y rápida de los hechos y además, pueden conducir a la elección de los métodos más adecuados para el análisis de los datos.

3. Medición de datos.
En esta etapa, comienza la elaboración matemática y medición de los datos. Se observa que los datos tienden a centrarse en torno de ciertos valores llamados parámetros o medidas de posición (promedio, mediana, modo).
Luego se analiza la dispersión de los datos con respecto a esos valores centrales, se definen entonces los parámetros o medidas de dispersión (desvíos, desviación estándar).

4. Inferencia estadística. Predicción.
Después de la medición de datos, la Teoría de la Probabilidad acude en ayuda de la Estadística. Se deducen las leyes de inferencia que permiten predecir el comportamiento futuro de la población investigada. En función de esa predicción, los gobiernos están en condiciones de tomar medidas de prevención cuando los resultados lo aconsejen. De esta manera, la Estadística contribuye al mejoramiento del estado de una población.

Calculo Probabilístico
Se define como cálculo de probabilístico al conjunto de reglas que permiten determinar si un fenómeno ha de producirse, fundando la suposición en el cálculo, las estadísticas o la teoría.

Programación Dinámica
La Programación Dinámica es un método de solución de problemas que permite descomponer un modelo matemático muy grande, en problemas más pequeños de fácil resolución, que al resolver cada uno de ellos se obtiene la solución apropiada al problema mayor del cual fueron generados los más pequeños. La programación dinámica se apoya como estrategia de solución en “divide y vencerás”.



Aporte Grupal


Debemos tomar en cuenta que la administración es un proceso que nos permite a nosotros como empresarios tener las herramientas necesarias para la ejecución de trabajos y actividades para el alcance de nuestros objetivos, así también las herramientas para la utilización correcta de nuestros recursos, ya sean materiales, tecnológicos, humanos y financieros.
La administración cuenta con cuatro procesos administrativos que la llevan al logro y alcance de sus metas y objetivos estos son: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. La planificación esta basada en prever los objetivos que queremos alcanzar, como lo vamos alcanzar y que se necesita para alcanzarlos; La Organización esta enfocada, hacia el orden de los recursos planificados, delegar las funciones y a quien se le asignara cada trabajo; Dirección o Dirigir se enfoca hacia el recurso humano, mediante el perfecto encaminado, adiestramiento y capacitaciòn que se les pueda ofrecer a este recursos, los objetivos se lograran de mejor manera y evitando errores que nos atrasen al alcance de los objetivos; Por ultimo pero no menos importante esta el Control, el cual es una retroalimentación que nos permite detectar y corregir a tiempo las fallas encontradas, para asi evitar que no se cumpla con eficacia el logro de los objetivos.

Es por ello que hoy en día a las empresas se le es necesario aplicar correctamente estos procesos, que al igual que otros las conducirán al éxito y logro de sus objetivos.

Plan de Mejoramiento Continuo

INTRODUCCIÒN



Actualmente las empresas deben de contar con un plan de mejoramiento continuos ya que los mismos los ayudan a su crecimiento como ente jurídico y también en sus procesos productivos, operativos, financieros, económicos, social y sin olvidar la parte fundamental que es el recurso humano, la cual es el motor principal de un empresa.

Un plan de mejoramiento continuo son herramientas, técnicas o procedimientos que usan las empresas para sostenerse en el mercado a través del ofrecimiento de bienes y servicio de calidad, trayéndole como beneficio el posicionamiento en el mercado.

A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo, lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.

Debemos tomar en cuenta que los planes de mejoramiento no solamente deben ser a corto plazo, como se ha venido haciendo desde hace tiempo, los planes de mejoramiento continuo también deben ser a largo plazo, ya que beneficiarían a las empresas brindadotes seguridad en cuanto a sus procesos.











Plan de Mejoramiento Continuo


Es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo.
También son herramientas y técnicas que deben emplear las empresas constantemente para mantenerse en el mercado, y no quedarse en el tiempo.

Importancia

1. Contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
2. Permite ser mejor productivos y competitivos en el mercado, esto hace referencias que através de las mejoras que se apliquen día a día los procesos productivos saldrán de mejor calidad, permitiendo atraer mas clientes e ir posicionándose en el mercado.
3. Análisis de los procesos para mejorarlos. A través de la observación directa y consulta o tormentas de ideas con los empleados los cuales son los que constantemente están en contacto con el proceso productivo y puedan dar consultas o claves muy precisas de los posibles problemas o fallas internas, los cuales contribuirán a un mejoramiento.
4. Crecimiento en la Organización. A través de la captación de un problema o falla y aplicando mejoramientos la empresa con ente jurídico esta creciendo ya que se esta autoanalizando y corrigiendo errores que velozmente la pueden conducir al fracaso.
5. Posicionamiento en el Mercado. Cuando se aplican mejoramientos dentro de las organizaciones, ya sea en el personal, área operativa o financiera, las empresas están creciendo y mejorando su calidad de servicio o bien, los cuales conducen a la satisfacción de los clientes, proveedores y afines.

Ventajas

1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
3. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.
4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
5. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
6. Permite eliminar procesos repetitivos.
Desventajas
1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.
3. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
4. Hay que hacer inversiones importantes
Para la realización o ejecución de un plan de mejoramiento continuo se debe tomar en cuentas muchos procesos los cuales tienen que ser completamente analizados por la alta gerencia y directiva, y tomar la participación de cada uno de los integrantes de la organización, ya que los mismos aportan ideas que son de suma importancia por ser quienes trabajan día a día con los procesos operativos.
Una mala toma de decisiones conllevan a un mal gasto y derroché de la parte financiera de la organización, es por ello que la alta directiva debe tener una buena toma de decisiones y analizar los procesos antes de proceder a cambiarlos, de lo contrario se estaría generando un gasto numeroso y debilitaría la parte económica y financiera de la empresa.

El Proceso de Mejoramiento

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.

Pasos para el mejoramiento Continuo

1. Selección de los problemas
2. Cuantificación y subdivisión del problema
3. Análisis de las causas, raíces específicas.
4. Establecimiento de los niveles de reempeño.
5. Definición y programación de soluciones.
6. Implantación de soluciones.
7. Acción de garantía.

Actividades Básicas de Mejoramiento

Según Harrington (1987), existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea grande o pequeña:

1. Obtener el compromiso de la alta dirección.

2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.

3. Conseguir la participación total de la administración.

4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.

5. Conseguir la participación individual.

6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de
Control de los procesos).

7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.

8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.

9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a largo plazo.

10. Establecer un sistema de reconocimientos



CONCLUSIONES



Un plan de mejoramiento no solo se le puede aplicar a la observación de una falla sino también a un cambio de un proceso que ya no es necesario o por lo contrario que es necesario.

Muchas veces se tiende a creer que los planes de mejoramiento se deben aplicar a las fallas encontradas, también se pueden preveer fallas, así como por ejemplo la capacitación a un personal de una empresa manufacturera, supongamos que están aplicando nuevos métodos de producción, con antelación debo de capacitar a mi personal, para así no sorprenderlos y se resistan al cambio o por lo contrario no sean productivos y en ultima opción hasta se puedan retirar.

Cuando hablamos de plan de mejoramiento continuo dijimos que son herramientas y técnicas las cuales llevan al alcance de los objetivos de la empresa, a través de su calidad de bien o servio, por lo tanto los planes de mejoramiento continuo deben de analizarse de manera profunda y detalladamente ya que los mismo incluyen gastos los cuales si se toma una mala decisión los gastos podrían afectar de manera critica a la empresa. Es por ello que parte gerencial toma en cuenta las ideas y propuestas de todos los empleados que conforman la organización, ya que son estos los que día a día están trabajando con los procesos que ayudan al crecimiento de la empresa.














INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
EXTENCION REGION CAPITAL
AMPLIACION GUARENAS
ESPECIALIDAD: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CATEDRA: GESTION ADMINISTRATIVA
FACILITADOR: Lic. Bogart Macero










SECCION 145ª3
INTEGRANTES:
BIANCA RAMIREZ
YOSNEDIX LINAREZ
DEUKARI DIAZ
ESTHER PACHECO
ZORRILLA KENIA


Guarenas, 4 de diciembre de 2008