Control de Gestiòn

CONTROL DE GESTIÓN

El control de gestión es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total.

Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE GESTIÓN

Este proceso cumple con ciertas características que se describen a continuación:

• Participativo: Involucra a los diferentes niveles jerárquicos de la estructura orgánica de las dependencias y organismos de la administración.

• Dinámico: Representa un flujo de información constante que genera decisiones y acciones.

• Cuantitativo: Verificar el cumplimiento de metas y la aplicación de recursos en la ejecución de los programas, proyectos o actividades.

• Cualitativo: Identifica el logro de los objetivos previamente determinados, así cómo la eficiencia en los sistemas y procedimientos administrativos.

• Total: Abarca todas las actividades programáticas y coyunturales de la administración.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

• Principio de Equilibrio: Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.

• Principio de los Objetivos: El control es imposible si no existen Estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
• Principio de la Oportunidad: No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el logro de los objetivos de la empresa.

• Principio de las Desviaciones: Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado para identificar sus causas, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los objetivos previstos.

• Principio de Costeabilidad: La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del costo de operación de los controles.

• Principio de Excepción: Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos, ya que precisamente esa es una de las funciones del control.

• Prinipio de la Función Controlada: Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar.

TÉCNICAS DE CONTROL

Las Técnicas de Control son las herramientas en las cuales el administrador se auxilia para llevar a cabo el proceso de control, entre ellas tenemos:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GRÁFICAS, DIAGRAMAS ESTUDIO DE MÉTODOS MÉTODOS CUANTITATIVOS
*Contabilidad
*Auditoría
*Presupuestos
*Reportes, informes
*Formas
*Archivos (memoria, expedientes, etc.)
*Computarizados
*Mecanizados *Proceso, procedimientos, Gantt.
*Procedimiento, hombre-máquina, mano izquierda, mano derecha, etc. *Tiempos y movimientos, estándares *Redes
*Modelos matemáticos
*Investigaciones de operaciones
*Estadística
*Cálculos probabilísticos
*Programación dinámica


SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Estos comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implantación de un sistema de información, ya que muchas veces el deseo de controlar puede originar papeleo excesivo, burocratización y obstaculizar la eficiencia.

GRÁFICAS Y DIAGRAMAS

También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
• Una mayor simplificación del trabajo.
• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
• Eliminar demoras.
• Una mejor distribución de la planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.
• Gráfica de flujo de operaciones
• Gráficas esquemáticas de flujo.
• Gráfica de ubicación de equipo.
• Gráfica de flujo de formas.

Pasos para elaborar un diagrama de procedimiento

Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.
1. Escoger el procedimiento a realizar.
2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento más factible.
6. Presentar la proposición.
7. Obtener la aprobación.
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
9. Implantar el nuevo procedimiento.
10. Observar el procedimiento implantado.
11. Preparar una guía de adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de realización.

Diagrama de Proceso y de Flujo
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.

Graficas de Gantt
Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Grafica Hombre Maquina
Es la representación gráfica de las operaciones en donde intervienen hombres y maquinas. Este diagrama nos permite determinar la organización y con ello, la eficiencia tanto de las maquinas como de las personas, logrando aprovechar ambos recursos al máximo.
Se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una sola estación de trabajo ( una sola operación ) a la vez. Por medio de este diagrama se balancean las actividades del hombre y la maquina. Una variante común de esta diagrama es donde una persona atiende varias maquinas.

Diagrama de Mano Izquierda-Mano Derecha
Este diagrama se enfoca en el estudio de cada movimiento de las manos. Se utiliza para analizar las operaciones muy repetitivas. Su construcción es similar al diagrama de flujo solo que se analiza cada movimiento de ambas manos de manera simultanea.

ESTUDIO DE MÉTODOS
El tiempo es un recurso único que, si se pierde, nunca podrá reemplazarse. Las personas hablan de ahorrar tiempo, pero en realidad el tiempo nunca puede ahorrarse. No puede acumularse para su uso en alguna época futura. Si se pierde, no puede recuperarse. Cuando pasa un minuto, ha pasado para siempre.
El lado positivo de este recurso es que todos los gerentes lo tienen en igual cantidad. Si bien el dinero, la mano de obra y otros recursos se distribuyen sobre bases no equitativas, colocando así a algunos gerentes en desventaja.

Pasos para mejorar la administración del tiempo
• Enliste sus objetivos.
• Clasifique los objetivos de acuerdo con su importancia.
• Anote las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos.
• Para cada objetivo, asigne prioridades a las diversas actividades requeridas para llegar al objetivo.
• Programe sus actividades de acuerdo con las prioridades establecidas.
• Tenga cuidado de no perder el tiempo en reuniones mal administradas.
• Mantenga al mínimo las interrupciones.
• Agrupe actividades menos importantes.
• Recuerde la Ley de Parkinson (el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible).
• Conozca su ciclo de productividad. (período productivo del día de una persona: matinal, tardes o noches).

Estudio de Tiempos
Es la actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.

Estudio de Movimientos
Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.

MÉTODOS CUANTITATIVOS

Redes de comunicación: Las dimensiones vertical y horizontal en las comunicaciones organizacionales pueden combinarse en diversos patrones, o en lo que se conoce como redes de comunicación. La mayor parte de los estudios de las redes de comunicación se han efectuado en grupos creados en un ambiente de laboratorio. Como resultado de ello, las conclusiones de la investigación tienen una aplicación práctica limitada, dado el ambiente artificial y lo pequeño de los grupos empleados.

Modelo Matemático
Es uno de los tipos de modelos, que emplea algún tipo de formulismo matemático para expresar relaciones, proposiciones sustantivas de hechos, variables, parámetros, entidades y relaciones entre variables y entidades u operaciones, para estudiar comportamientos de sistemas complejos ante situaciones difíciles de observar en la realidad

La Investigación de Operaciones
Es el ataque de la ciencia moderna a los complejos problemas que surgen en la dirección y en la administración de grandes sistemas de hombres, máquinas, materiales y dinero, en la industria, en los negocios, en el gobierno y en la defensa. Su actitud diferencial consiste en desarrollar un modelo científico del sistema tal, que incorpore valoraciones de factores como el azar y el riesgo y mediante el cual se predigan y comparen los resultados de decisiones, estrategias o controles alternativos. Su propósito es el de ayudar a la gerencia a determinar científicamente sus políticas y acciones.


Método Estadístico
Como la Estadística trabaja con números, el procedimiento que utiliza es: a partir de unos datos numéricos, obtener resultados mediante determinadas reglas y operaciones. Este procedimiento se denomina método estadístico y comprende los siguientes pasos:

• Recuento, y recopilación datos.
• Tabulación y agrupamiento de datos. Representación gráfica.
• Medición de datos.
• Inferencia estadística. Predicción.
Una vez recopilados, ordenados y tabulados, los datos son analizados y procesados.

1. Recuento, y recopilación de datos.
La etapa inicial consiste en la recolección de datos referidos a la situación que se desea investigar. Estos datos brindan información sobre las características de los individuos pertenecientes a la población objeto de estudio.

2. Tabulación y agrupamiento de datos. Gráficos.
Los datos recopilados son convenientemente ordenados, clasificados y tabulados, es decir, dispuestos en tablas que facilitan la lectura. Los gráficos permiten una interpretación simple y rápida de los hechos y además, pueden conducir a la elección de los métodos más adecuados para el análisis de los datos.

3. Medición de datos.
En esta etapa, comienza la elaboración matemática y medición de los datos. Se observa que los datos tienden a centrarse en torno de ciertos valores llamados parámetros o medidas de posición (promedio, mediana, modo).
Luego se analiza la dispersión de los datos con respecto a esos valores centrales, se definen entonces los parámetros o medidas de dispersión (desvíos, desviación estándar).

4. Inferencia estadística. Predicción.
Después de la medición de datos, la Teoría de la Probabilidad acude en ayuda de la Estadística. Se deducen las leyes de inferencia que permiten predecir el comportamiento futuro de la población investigada. En función de esa predicción, los gobiernos están en condiciones de tomar medidas de prevención cuando los resultados lo aconsejen. De esta manera, la Estadística contribuye al mejoramiento del estado de una población.

Calculo Probabilístico
Se define como cálculo de probabilístico al conjunto de reglas que permiten determinar si un fenómeno ha de producirse, fundando la suposición en el cálculo, las estadísticas o la teoría.

Programación Dinámica
La Programación Dinámica es un método de solución de problemas que permite descomponer un modelo matemático muy grande, en problemas más pequeños de fácil resolución, que al resolver cada uno de ellos se obtiene la solución apropiada al problema mayor del cual fueron generados los más pequeños. La programación dinámica se apoya como estrategia de solución en “divide y vencerás”.



Aporte Grupal


Debemos tomar en cuenta que la administración es un proceso que nos permite a nosotros como empresarios tener las herramientas necesarias para la ejecución de trabajos y actividades para el alcance de nuestros objetivos, así también las herramientas para la utilización correcta de nuestros recursos, ya sean materiales, tecnológicos, humanos y financieros.
La administración cuenta con cuatro procesos administrativos que la llevan al logro y alcance de sus metas y objetivos estos son: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. La planificación esta basada en prever los objetivos que queremos alcanzar, como lo vamos alcanzar y que se necesita para alcanzarlos; La Organización esta enfocada, hacia el orden de los recursos planificados, delegar las funciones y a quien se le asignara cada trabajo; Dirección o Dirigir se enfoca hacia el recurso humano, mediante el perfecto encaminado, adiestramiento y capacitaciòn que se les pueda ofrecer a este recursos, los objetivos se lograran de mejor manera y evitando errores que nos atrasen al alcance de los objetivos; Por ultimo pero no menos importante esta el Control, el cual es una retroalimentación que nos permite detectar y corregir a tiempo las fallas encontradas, para asi evitar que no se cumpla con eficacia el logro de los objetivos.

Es por ello que hoy en día a las empresas se le es necesario aplicar correctamente estos procesos, que al igual que otros las conducirán al éxito y logro de sus objetivos.